Защита данных в Microsoft Excel

Защищаем ячейки в Excel

ШАГ 1

Для защиты ячеек от редактирования и изменений в Excel необходимо прибегнуть к инструменту защиты всего листа. Но по умолчанию в этом случае Excel блокирует все ячейки, что для нас не очень удобно…

Поэтому необходимо сначала выделить ячейки (строки/столбцы), которым мы хотим разрешить редактирование, затем щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и нажать на меню «Формат ячеек». См пример ниже.

ШАГ 2

Далее в меню «Защита» нужно снять галочку напротив пункта «Защищаемая ячейка». Нажмите «ОК.

ШАГ 3

Затем перейдите в меню «Просмотр» и активируйте инструмент «Защитить лист». Меню Excel показано на скриншоте ниже.

Затем введите пароль и установите флажки того, что пользователи могут делать с листом (можно оставить все по умолчанию).

ШАГ 4

Собственно, это все!

В отмеченные нами заранее ячейки (в шаге 1), где мы сняли защиту, можно вводить все числа и значения, а в другие Excel блокирует ввод и просит снять защиту с листа. Комфортный?!

ШАГ 5

Кроме того, Excel позволит вам сделать так, чтобы в ячейку можно было ввести только определенное значение. Например, число от 1 до 100! (дополнительная защита от «дурака»).

Позвольте мне показать вам, как это сделать, на простом примере…

Сначала нужно выделить строку/столбец (или только ячейки), перейти в меню «Данные» и нажать на инструмент «Проверка данных» (как это выглядит — показано на скриншоте ниже).

Затем в параметрах укажите тип значения, минимальное и максимальное и введите подсказку. Пример ниже.

После этого при установке курсора в «нашу ячейку» Excel сразу скажет, что можно вводить от 1 до 100 (а если кто-то введет что-то другое, появится ошибка).

Примечание: разумеется, вместо моей подборки цифр — вы можете указать другие, или даже позволить себе ввести что-то другое…

В общем, довольно полезный инструмент, когда вы хотите, чтобы над документом работали пользователи с разным уровнем опыта…

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверить, что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не позволяет вводить неверные данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату Октябрьской революции вместо даты заключения договор и т.п.) Чтобы установить такую ​​проверку ввода, необходимо выделить ячейки и нажать кнопку Data Validation на вкладке Data. В Excel 2003 и более поздних версиях это можно было сделать с помощью меню Data — Check (Данные — Проверка). На вкладке Параметры вы можете выбрать тип данных, разрешенных для ввода, из выпадающего списка:

Соседние вкладки в этом окне позволяют (при желании) указать сообщения, которые должны отображаться перед вводом — вкладка Ввод сообщения, а в случае некорректного ввода информации — вкладка Оповещение об ошибке):

 Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю изменять содержимое ячеек на данном листе. Чтобы установить такую ​​защиту, следуйте простому алгоритму:

1. Выделите ячейки, которые не нужно защищать (если они есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите команду «Формат ячеек» из контекстного меню. Снимите флажок «Заблокировано» на вкладке «Защита». Все ячейки, для которых этот флажок остается установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, в которых вы снимите этот флажок, будут доступны для редактирования, несмотря на защиту. Чтобы визуально увидеть, какие ячейки будут защищены, а какие нет, вы можете использовать этот макрос.
2. Чтобы включить защиту текущего листа в Excel 2003 и более поздних версиях, выберите в меню Сервис — Защита — Защитить лист, а в Excel 2007 и более поздних версиях нажмите кнопку Защитить лист на вкладке Вид. В открывшемся диалоговом окне можно ввести пароль (он будет необходим, чтобы никто не смог снять защиту) и с помощью списка флажков настроить при желании исключения:

То есть, если мы хотим, чтобы у пользователя была возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо отметить первые три флажка. Вы также можете позволить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные инструменты таблицы.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, и каждый из них должен иметь доступ к своей области листа, можно установить защиту листа разными паролями для разных областей ячеек.

Для этого нажмите кнопку Разрешить пользователям редактировать области на вкладке Обзор. В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов (Инструменты — Защита — Разрешить пользователям изменять диапазоны):

В появившемся окне нажмите кнопку Создать и введите название области, адреса ячеек, входящих в эту область, и пароль для доступа к этой области:

Повторяйте эти шаги для каждой из различных пользовательских областей, пока они не будут перечислены. Теперь вы можете нажать кнопку «Защитить лист» (см предыдущий раздел) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любой из защищенных областей из списка Excel будет запрашивать пароль именно для этой области, т.е каждый пользователь будет работать «в своем саду».

Уровень 3. Защита листов книги

Если вам нужно защитить себя от:

• удалять, переименовывать, перемещать листы в книге
• изменения в закрепленных областях («заголовки» и т д.)
• нежелательные структурные изменения (скрыть строки/столбцы с помощью кнопок группировки плюс/минус»)
• возможность сворачивать/перемещать/изменять размер окна рабочей книги внутри окна Excel

затем нужно защитить все листы в книге с помощью кнопки Protect Workbook на вкладке Review (Рецензирование) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу (Tools — Protection — Protect Workbook):

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги с помощью нескольких различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Данную защиту проще всего установить при сохранении книги, т.е выбрать команду Файл — Сохранить как (File — Save As), а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры (Tools — General Options) . В появившемся окне можем ввести два разных пароля — для открытия файла (только для чтения) и для смены

Читайте также: Как на Ютубе включить субтитры на русском с переводом 2023

Включение блокирования ячеек

В Excel нет специального инструмента, предназначенного для блокировки отдельных ячеек, но эту процедуру можно сделать, защитив весь лист.

Способ 1: включение блокировки через вкладку «Файл»

Чтобы защитить ячейку или область, необходимо выполнить действия, описанные ниже.

1. Выделите весь лист, нажав на прямоугольник, расположенный на пересечении линий координат Excel. Щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню перейдите к пункту «Форматировать ячейки…».
2. Откроется окно редактирования формата ячейки. Перейдите на вкладку «Защита». Снимите флажок рядом с Защищенная ячейка. Нажмите на кнопку «ОК».
3. Выберите область, которую хотите заблокировать. Вернитесь в окно «Формат ячеек…».
4. Во вкладке «Защита» поставьте галочку напротив «Защищаемая ячейка». Нажмите на кнопку «ОК».Но дело в том, что после этого территория еще не охранялась. Это происходит только тогда, когда мы включаем защиту листа. Но при этом нельзя будет изменить только те ячейки, где мы установили галочки в соответствующем элементе, а те, где галочки сняли, останутся редактируемыми.
5. Перейдите на вкладку «Файл».
6. В разделе «Подробности» нажмите кнопку «Защитить книгу». В появившемся списке выберите пункт «Защитить текущий лист».
7. Откроются настройки защиты листа. Рядом с параметром «Защитить лист и содержимое защищенных ячеек» должна стоять галочка. При желании вы можете заблокировать определенные действия, изменив настройки в опциях ниже. Но в большинстве случаев настройки по умолчанию удовлетворяют потребности пользователей в блокировке сайтов. В поле «Пароль для отключения защиты листа» введите любое ключевое слово, которое будет использоваться для доступа к возможностям редактирования. После завершения настроек нажмите кнопку «ОК».
8. Откроется другое окно, где необходимо повторить пароль. Это сделано для того, чтобы пользователь, впервые введший неверный пароль, не заблокировал себе навсегда доступ к редактированию. После ввода ключа нажмите кнопку «ОК». Если пароли совпадают, блокировка будет завершена. Если они не совпадают, необходимо ввести снова.

Теперь области, которые мы ранее выделили и установили их защиту в настройках форматирования, не будут доступны для редактирования. В других областях можно выполнять любые действия и сохранять результаты.

Способ 2: включение блокировки через вкладку «Рецензирование»

Это еще один способ заблокировать сайт от нежелательных изменений. Однако этот вариант отличается от предыдущего способа только тем, что выполняется через другую вкладку.

1. Снимите и установите флажки рядом с параметром «Защищаемая ячейка» в окне форматирования соответствующих областей так же, как мы это делали в предыдущем способе.
2. Перейдите на вкладку «Обзор». Нажмите кнопку «Защитить лист». Эта кнопка находится в панели инструментов «Изменения».
3. После этого откроется точно такое же окно с настройками защиты листа, как и в первом варианте. Все дальнейшие действия точно такие же.

Разблокировка диапазона

При нажатии на любую область заблокированной области или попытке изменить ее содержимое появится сообщение о том, что ячейка защищена от модификации. Если вы знаете пароль и намеренно хотите отредактировать данные, вам необходимо предпринять некоторые действия для его разблокировки.

1. Перейдите на вкладку «Обзор».
2. На ленте в группе инструментов «Изменения» нажмите кнопку «Снять защиту с листа».
3. Появится окно, в котором необходимо ввести установленный ранее пароль. После входа нажмите на кнопку «ОК».

После этих действий защита со всех ячеек будет снята.

Как видите, несмотря на то, что в Excel нет интуитивно понятного инструмента для защиты конкретной ячейки, а не всего листа или книги, эту процедуру можно выполнить некоторыми дополнительными манипуляциями, изменив форматирование.