Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Особенности работы с общим файлом

Не все задачи можно выполнять в общей книге Excel.

Запрещено:

• Создание таблиц Excel.
• Создавайте, изменяйте или просматривайте сценарии.
• Удалить лист.
• Объединить или разделить ячейки.
• Работа с XML-данными (импорт, добавление, обновление, удаление и т д).

Выход: отключить общий доступ — выполнить запрещенную задачу — снова включить доступ.

Совместное использование ограничивает ряд других задач для участников:

Microsoft Word: как работать через ПК или Mac

Первое, что вам нужно сделать, если вы хотите сотрудничать с другими над документом Word, — это убедиться, что ваш файл хранится в OneDrive, который является облачным хранилищем Microsoft. Итак, выполните следующие действия, чтобы начать.

1. откройте документ в Microsoft Word на своем компьютере.
2. Когда вы будете готовы сохранить документ, выберите Файл > > Сохранить как > Сохранить файл в OneDrive. Теперь вы сохранили файл в облаке.
3. Затем нажмите кнопку «Поделиться» и добавьте людей, с которыми вы хотите сотрудничать.
4. Добавьте людей, которым вы предоставляете доступ для редактирования и просмотра документа. Затем поделитесь ссылкой доступа с теми, кому вы хотите разрешить редактировать документ. Разрешить редактирование позволит им редактировать и заблокировать загрузку, чтобы предотвратить загрузку документа.
5. Когда вы закончите, нажмите Применить. Введите контактные данные людей, с которыми вы хотите поделиться этим файлом, или вы можете скопировать ссылку и поделиться ею через сторонние сервисы, такие как WhatsApp или Facebook Messenger.
6. Наконец, нажмите кнопку «Поделиться», чтобы поделиться своим файлом с другими пользователями.

Microsoft Word: Как сотрудничать через Интернет

Microsoft Word также доступен в Интернете, и вам не нужна программа, установленная на вашем компьютере, если вы этого не хотите. Вот как создать файл Microsoft Word и поделиться им в Интернете.

1. Перейдите в Microsoft Word Online и войдите в свою учетную запись Microsoft.

2. Нажмите кнопку «Пустой документ» или вы можете начать работу с файлом, хранящимся в OneDrive.

3. Когда вы будете готовы к совместной работе, нажмите кнопку «Поделиться» и повторите шаги, описанные ранее.

4. После того, как вы нажмете кнопку «Отправить», получатели смогут вместе с вами работать над документом.

Примечание. Вы не сможете использовать Word в Интернете без учетной записи Microsoft и лицензии

Microsoft Word: Как сотрудничать с помощью телефона

Для совместной работы над документами на телефоне вам потребуется только Microsoft Word и активное подключение к Интернету. Теперь сделайте следующее.

1. Загрузите Microsoft Word на свой телефон. Это приложение можно скачать бесплатно как на Android, так и на iOS .
2. После загрузки приложения откройте его и войдите в свою учетную запись Microsoft.
3. Затем вы можете начать работу над новым документом, щелкнув значок + внизу.
4. Вы также можете начать работу с предыдущим файлом, который уже хранится в OneDrive. Чтобы проверить это, щелкните значок папки внизу > щелкните > OneDrive > выберите файл.
5. Затем, когда вы будете готовы к совместной работе, нажмите кнопку «Поделиться» вверху и повторите те же действия, что и ранее.
6. После того, как вы нажмете «Отправить», получатели смогут вместе с вами работать над документом.

Этот процесс совместной работы с документами не ограничивается Microsoft Word. Вы также можете использовать те же шаги для совместной работы с другими пользователями Microsoft Excel и PowerPoint.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала мы решаем, какую книгу мы хотим «открыть» для редактирования несколькими участниками одновременно. Создайте новый файл и заполните его информацией. Или открыть существующий.

1. Перейдите на вкладку «Обзор». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Контроль доступа к файлам — Редактирование. Установите флажок рядом с «Разрешить нескольким пользователям изменять файл одновременно».
3. Перейдите к инструменту сведений, чтобы настроить параметры редактирования для нескольких пользователей.
4. Нажимаем ОК. Если мы делимся новой книгой, мы выбираем для нее название. Если общий доступ предназначен для существующего файла, нажмите «ОК.
5. откройте меню Microsoft Office. Выберите команду «Сохранить как». Выбираем формат файла хранилища, который будет «запускаться» на всех компьютерах пользователей.
6. В качестве места хранения выбираем сетевой ресурс/сетевую папку, которую будут открывать предполагаемые участники. Нажмите «Сохранить».

Обратите внимание на следующее! Вы не можете использовать веб-сервер для хранения общего файла.

Теперь давайте проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Связи».
2. Редактировать ссылки / Редактировать ссылки. Если такой кнопки нет, на листе нет связанных файлов.
3. Перейдите на вкладку «Статус», чтобы проверить существующие подключения. Кнопка OK означает, что ссылки работают.

Открытие книги с совместным доступом

1. Откройте меню Microsoft Office.
2. Нажмите «Открыть».
3. Выберите общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажмите кнопку Microsoft Office. Перейдите на вкладку «Параметры Excel» (внизу меню).
5. «Общие» — «Персональные настройки» — «Имя пользователя». Введите идентификационную информацию (имя, псевдоним).

Каждый. Вы можете редактировать информацию, вводить новую информацию. Сохраняйте после работы.

Бывает, что при открытии книги Excel с общим доступом к файлам появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не удается. В следующий раз, когда вы откроете его, он покажет, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одна и та же часть документа редактируется несколькими пользователями. Например, в одну ячейку загоняют разные данные. Возникает блокировка.
2. Когда вы используете общий файл, ведется журнал изменений (кто вошел в систему, когда, что они делали). Книга растет. Начинает «глючить».
3. Удалил одного из пользователей, но он еще не был уведомлен. Тогда блок может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что делать, если обмен файлами заблокирован:

1. Удалите или очистите журнал изменений.
2. Очистите содержимое файла.
3. Отмените, а затем снова включите общий доступ.
4. откройте книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить в xls.

Было замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в последних версиях Excel.

Читайте также: Как сделать трафарет для букв своими руками: особенности выполнения

Как удалить пользователя

1. откройте меню «Доступ к книге» на вкладке «Рецензирование».
2. В разделе «Редактировать» мы видим список пользователей.
3. Выберите имя и нажмите «Удалить».

Перед удалением убедитесь, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если вам нужно оставить лог, следуйте инструкции:

1. Вкладка «Обзор» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Установите параметры «Исправления». Со временем — «все». Флажки рядом с «Пользователь» и «В области» не отмечены. Наоборот, «внести изменения в отдельный лист» того стоит. Нажмите «ОК.
3. Откроется журнал изменений. Его можно сохранить или распечатать.

Чтобы отключить общий доступ к файлам Excel, нажмите «Общий доступ к книгам» на вкладке «Рецензирование» и снимите флажок «Разрешить нескольким пользователям изменять файл».

В списке должен остаться только один пользователь — вы