Как сделать презентацию: пошаговая инструкция для PowerPoint

Начало работы

Прежде всего, вам нужно создать файл презентации. Здесь есть два варианта.

• Первый — щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте (на рабочем столе, в папке) и выбрать «Создать» в контекстном меню. Здесь остается нажать на опцию «Презентация Microsoft PowerPoint».
• Второй — открыть эту программу через «Пуск». В результате вы должны сохранить свою работу, выбрав адресный путь любой папки или рабочего стола.

Теперь, когда PowerPoint работает, нам нужно создать слайды — рамки для нашей презентации. Для этого используйте кнопку «Создать слайд» на вкладке «Главная», либо комбинацию горячих клавиш «Ctrl» + «M».

Для начала создается титульный слайд, на котором отображается название темы презентации.

Все дополнительные рамки по умолчанию будут стандартными и будут иметь две области — для заголовка и содержимого.

Начало. Теперь все, что вам нужно сделать, это заполнить презентацию данными, изменить дизайн и так далее. Порядок выполнения не имеет значения, поэтому следующие шаги не нужно делать последовательно.

Настройка внешнего вида

Как правило, еще до начала наполнения презентации данными настраивается дизайн. В основном так делают потому, что после корректировки внешнего вида существующие элементы сайта могут выглядеть не очень и придется серьезно переделывать готовый документ. Потому что чаще всего они делают это сразу. Для этого воспользуйтесь одноименной вкладкой в ​​шапке программы, она четвертая слева.

Для настройки перейдите на вкладку «Дизайн».

Здесь есть три основных направления.

• Первое — это темы. Здесь предлагается несколько встроенных вариантов оформления, которые включают в себя широкий набор настроек — цвет и шрифт текста, расположение областей на слайде, фон и дополнительные декоративные элементы. Они не меняют радикально представление, но все же отличаются друг от друга. Вы должны изучить все доступные темы, вполне вероятно, что некоторые из них идеально подойдут для будущего шоу.
  Нажав на соответствующую кнопку, вы сможете развернуть весь список доступных шаблонов оформления.
• Далее в PowerPoint 2016 находится панель параметров. Здесь разнообразие тем несколько расширяется, предлагая больше цветовых решений для выбранного стиля. Они отличаются только цветом, расположение элементов не меняется.
• «Настроить» предлагает пользователю изменить размер слайдов, а также настроить фон и дизайн вручную.

О последнем варианте стоит рассказать немного подробнее.

Кнопка «Форматировать фон» открывает дополнительное боковое меню справа. Здесь на случай установки любой конструкции есть три вкладки.

• «Заливка» предлагает настройку фонового изображения. Вы можете либо залить одним цветом или узором, либо вставить любое изображение с последующим дополнительным редактированием.
• «Эффекты» позволяют использовать несколько художественных приемов для улучшения визуального стиля. Например, вы можете добавить эффект тени, устаревшее изображение, увеличительное стекло и так далее. Выбрав эффект, вы также можете настроить его — например, изменить интенсивность.
• Последний пункт — «Изображение» — работает с изображением, установленным на фон, позволяя менять яркость, резкость и так далее.

Этих инструментов достаточно, чтобы сделать дизайн вашей презентации не только красочным, но и совершенно уникальным. Если в данный момент для презентации не выбран указанный стиль по умолчанию, в меню «Формат фона» будет только «Заливка».

Настройка компоновки слайдов

Как правило, перед наполнением презентации информацией настраивается и формат. Для этого существует множество шаблонов. Чаще всего никаких дополнительных настроек макета не требуется, так как разработчики предоставляют хороший и функциональный ассортимент.

• Чтобы выбрать пустой слайд, щелкните его правой кнопкой мыши в списке кадров слева. Наведите курсор на пункт «Макет» в контекстном меню».
• Рядом со всплывающим меню появится список доступных шаблонов. Здесь вы можете выбрать тот, который лучше всего соответствует сути конкретного листа. Например, если вы планируете продемонстрировать сравнение двух вещей на изображениях, подойдет опция «Сравнение».
• После выбора это пустое место будет использовано, и слайд можно будет заполнить.

Если все же есть необходимость в создании слайда в макете, не облегченном стандартными шаблонами, вы можете создать свою заготовку.

• Для этого перейдите на вкладку «Вид».
• Здесь нас интересует кнопка «Мастер слайдов».
• Программа перейдет в режим работы с шаблонами. Заголовок и функции полностью изменятся. Слева теперь не будет существующих слайдов, а будет список шаблонов. Здесь вы можете выбрать как доступные для редактирования, так и создать свои.
• Для последнего варианта используется кнопка «Вставить макет». Полностью пустой слайд будет добавлен системно, пользователь должен сам добавить все поля данных.
• Для этого воспользуйтесь кнопкой «Вставить заполнитель». Он предлагает широкий спектр областей — например, для заголовка, текста, медиафайлов и так далее. После выбора нужно нарисовать окно на фрейме, где будет располагаться выбранный контент. Вы можете создать столько областей, сколько захотите.
• После того, как вы закончите создание своего уникального слайда, рекомендуется дать ему собственное имя. Для этого используйте кнопку «Переименовать».
• Остальные функции предназначены для настройки внешнего вида шаблонов и редактирования размеров слайдов.

По окончании всех работ нажмите кнопку «Закрыть пробный режим». После этого система снова вернется к работе с презентацией, и шаблон можно будет применить к слайду способом, описанным выше.

Наполнение данными

Вне зависимости от того, что было описано выше, главное в презентации – наполнить ее информацией. В шоу можно поставить все, лишь бы это гармонично сочеталось друг с другом.

По умолчанию каждый слайд имеет свой заголовок и ему отведена отдельная область. Здесь необходимо ввести название слайда, тему, о чем идет речь в данном случае и так далее. Если серия слайдов говорит об одном и том же, можно либо удалить заголовок, либо просто ничего там не писать — при показе презентации пустое место не появится. В первом случае нужно нажать на край рамки и нажать кнопку «Поделиться». В обоих случаях у слайда не будет названия, и система пометит его как «без названия».

Большинство макетов слайдов используют область содержимого для ввода текста и других форматов данных. Этот раздел можно использовать как для ввода текста, так и для вставки других файлов. В принципе, любой добавляемый на сайт контент автоматически пытается занять именно это пространство, самостоятельно подстраивая его размер.

Если говорить о тексте, то он легко форматируется стандартными средствами Microsoft Office, которые есть и в других продуктах этого пакета. Это означает, что пользователь может свободно изменять шрифт, цвет, размер, специальные эффекты и другие аспекты.

Когда дело доходит до добавления файлов, список широк. Он может стать:

• Картинки;
• GIF-анимации;
• Видео;
• Аудиофайлы;
• Столы;
• Математические, физические и химические формулы;
• Графики;
• Другие презентации;
• Схема SmartArt и т д.

Чтобы добавить ко всему этому, используется ряд методов. В большинстве случаев это делается через вкладку «Вставка».

Сама область содержимого также содержит 6 значков для быстрого добавления таблиц, диаграмм, объектов SmartArt, изображений с компьютера, изображений из Интернета и видеофайлов. Для вставки необходимо нажать на соответствующий значок, после чего откроется инструментарий или браузер для выбора нужного объекта.

Вставленные элементы можно свободно перемещать по слайду с помощью мыши, выбрав нужный макет вручную. Также никто не запрещает менять размеры, приоритет позиции и так далее.

Дополнительные функции

Существует также широкий спектр различных функций, которые улучшают презентацию, но не являются обязательными для использования.

Настройка перехода

Этот момент наполовину связан с дизайном и внешним видом презентации. Это не так важно, как настройка пульта, поэтому делать это вообще не нужно. Этот инструментарий находится в категории «Переходы».

Область «Переход к этому слайду» предоставляет широкий выбор различных анимационных композиций, которые будут использоваться для перехода от одного слайда к другому. Вы можете выбрать презентацию, которая вам больше нравится или подойдет под настроение презентации, а также воспользоваться функцией настройки. Для этого используйте кнопку «Параметры эффекта», каждая анимация имеет свой набор настроек.

Область «Время слайда» больше не связана с визуальным стилем. Здесь вы можете установить продолжительность показа одного слайда при условии, что они меняются без команды автора. Но здесь также стоит отметить важную для последнего пункта кнопку — «Применить ко всем» не позволяет применить эффект перехода между слайдами на каждом кадре вручную.

 

Настройка анимации

К каждому элементу, будь то текст, медиафайл или что-то еще, можно добавить особый эффект. Это называется анимация. Настройки этого аспекта находятся в соответствующей вкладке в шапке программы. Например, можно добавить анимацию появления объекта, а также его последующего исчезновения. Подробную инструкцию по созданию и настройке анимации можно найти в отдельной статье.

Гиперссылки и система контроля

Во многих серьезных презентациях также настраиваются системы управления — клавиши управления, слайд-меню и так далее. Для всего этого используется настройка гиперссылки. Не во всех случаях такие компоненты должны быть, но во многих случаях это улучшает восприятие и хорошо систематизирует презентацию, практически превращая ее в отдельное пособие или программу с интерфейсом.

Основные виды презентаций

Презентации можно создавать, использовать и распространять разными способами, отсюда и несколько типов презентаций. Во-первых, техника демонстрации может быть разной: с участием человека (интерактивные презентации) и без непосредственного участия (непрерывный бег). То есть в первом случае презентациями можно управлять (выбирать разделы, нажимать на объекты для пояснений и т д.), а во втором — слайды просто отображаются последовательно, как видео.

Представить презентацию можно:

• Статический. Слайды содержат только текст и связанные с ним иллюстрации.
• Анимированный. К тексту и изображениям применяются различные эффекты (появление, переход, уход, мигание и так далее), а также добавляются переходы между слайдами. Во время демонстрации появляется динамика.
• Мультимедиа. В таких презентациях используются в том числе видео- и аудиофайлы, а в некоторых случаях и интерактивные элементы (кнопки, при нажатии на которые выполняются определенные действия).

Презентации могут быть представлены в следующих форматах:

• Последовательность слайдов. Со всеми элементами, анимацией, переходами и т д. Сюда входит формат .ppt (.pptx).
• Видео. Даже в известном PowerPoint есть возможность сохранить готовую презентацию в виде видеофайла. Так что слайд-шоу можно использовать как видео для канала YouTube, предварительно записав к нему голосовое сопровождение.
• Формат флешки. У таких презентаций есть определенные преимущества по сравнению с обычными, а именно то, что они позволяют встраивать интерактивные элементы, такие как игры или меню, с помощью которых зритель может открывать нужные части.
• PDF. В этом формате удобно сохранять статические презентации, чтобы, например, распечатать их позже и использовать в качестве раздаточного материала.

В зависимости от цели презентация может быть:

• Информативный. Самый популярный вид бизнес-презентации (и не только), используемый для демонстрации инструкций, объяснения концепции, представления новинок, запланированных проектов и так далее
• Педагогический. Этот тип знаком многим еще со школьной скамьи. С помощью обучающих презентаций рассказывают о людях, понятиях, явлениях, событиях и учатся навыкам. Это наиболее распространенный способ передачи информации студентам на онлайн- и офлайн-курсах.
• Убедительно. Подобные слайд-шоу используются для продажи продукта или услуги — чтобы рассказать о преимуществах, которые получит клиент, и о том, как продукт может решить его проблему.
• Вдохновляющий. Если вы смотрели TED Talks или другие подобные конференции, вы могли видеть презентации такого типа, которые часто носят скорее развлекательный, чем образовательный характер.

Деление на типы по целям весьма условно. Вдохновляющая/развлекательная презентация также может быть убедительной, информативной или образовательной. Информационная, пожалуй, функция любой презентации: даже чтобы в чем-то убедить покупателя, нужно сначала его проинформировать.

Как сделать презентацию: за 10 шагов

Примечание. Все снимки экрана в этой статье взяты из PowerPoint 2019/2021 (последней на сегодняшний день).

ШАГ 1: запуск PowerPoint и создание «пустой» презентации

Для запуска PowerPoint в современных Windows 10/11 даже не нужно «искать» ярлык в меню «Пуск» — достаточно нажать на иконку поиска и ввести в строку «power».

Кроме того, если у вас есть эта программа, вы увидите ярлык среди результатов поиска (см пример ниже).

Если у вас есть PowerPoint, Windows 10 найдет его после ввода «power» в поиске

Рекомендую начать создание презентации с нуля — так будет проще справиться с основными элементами работы (для этого выберите опцию «Пустая презентация»).

Если ошибок не возникает и PowerPoint работает правильно, вы должны увидеть документ, состоящий пока только из одного слайда (листа). См пример ниже.

ШАГ 2: добавление новых слайдов (листов)

Конечно, презентация (чаще всего) не может состоять из одного листа, и нужно увеличивать количество.

Для этого перейдите в раздел «Главная» (или «Вставка»), нажмите на инструмент «Создать слайд» и выберите нужный вам вариант макета листа (в моем примере ниже я остановился на варианте «Сравнение»).

Создайте второй лист (слайд). Обратите внимание, что макет листа отличается от первого.

Вы также можете изменить компоновку листа: для этого выберите нужный лист (стрелка-1 на скрине ниже), затем нажмите на инструмент «Макет» (раздел «Главная») и выберите новый вариант компоновки элементов.

Если вы выбрали неверный макет страницы, вы всегда можете изменить его

Листы и их номера отображаются на левой панели. Их также можно переключать (удерживая левую кнопку мыши).

Добавьте в презентацию необходимое количество листов (слайдов

Примечание. Вы также можете добавить слайд с помощью комбинации клавиш Ctrl+M.

 

ШАГ 3: выбор темы и ее цветовой гаммы

Почти половина успеха зависит от оформления презентации! И в этом плане PowerPoint дает волю воображению.

Чтобы установить новый дизайн презентации, перейдите в раздел «Конструктор» и выберите одну из тем (их много).

Выберите одну из тем дизайна (которая лучше всего подходит для вашей работы)

Добавлю, что для каждой темы также есть несколько вариантов оттенков (светлее, темнее). Задать оттенок можно в том же разделе «Конструктор» (см скриншот ниже).

Обратите внимание, что кроме темы, есть разные варианты оформления

Совет!

Если вы собираетесь распечатать презентацию (или показать ее на проекторе) — будьте осторожны с выбором цветов.

Например, ярко-желтые, розовые и другие блеклые цвета бывает очень трудно увидеть (особенно на расстоянии).

ШАГ 4: работа с текстом

В этом отношении работа с PowerPoint мало чем отличается от обычного Word. Выберите лист, затем блок и введите в него нужный текст (можно вставить уже заранее подготовленную информацию из того же Ворда).

Чтобы начать редактирование текста в определенном блоке слайдов, просто щелкните по нему мышью…

Обратите внимание, что PowerPoint автоматически проверяет вводимый текст на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Конечно, все он не найдет, но самые грубые будут подчеркнуты красной волнистой линией (пример на скрине ниже).

Обратите внимание на все подчеркнутые слова (PowerPoint автоматически находит большинство опечаток)

В большинстве случаев, если вы щелкнете правой кнопкой мыши по ошибке, PowerPoint предложит исправить.

Чтобы исправить ошибку, просто нажмите на нее правой кнопкой мыши

Кстати, текст в блоке можно повернуть на определенный угол (или даже написать вертикально).

Чтобы повернуть текст: сначала выделите блок, над ним появится стрелка, которую следует «перетащить» в нужном направлении левой кнопкой мыши (блок изменит свой угол, как в примере ниже).

Чтобы повернуть блок текста, щелкните стрелку над ним

Читайте также: Монитор после спящего режима не включается: что делать?

ШАГ 5: вставка картинок, аудио и видео

Для визуального представления некоторых моментов медиаконтент просто незаменим. В PowerPoint есть возможность вставлять не только картинки и изображения, но и аудио- и видеофайлы.

Совет!

Не вставляйте слишком много изображений на один слайд (лист). Лучше сделать на 2-3 листа больше и вставить медиафайлы большего размера (чтобы их было хорошо видно).

А затем, чтобы добавить изображение в свою презентацию, перейдите в раздел «Вставка» и нажмите на инструмент «Изображения».

Выбранное изображение будет добавлено на слайд. Вам останется только разместить его в нужном месте и отрегулировать размер (все это делается мышкой).

Затем мышкой поместите картинку (картинку) в нужное место, отрегулируйте размер…

Что касается добавления видео и аудио: это делается точно так же. Сначала выберите нужный лист, затем перейдите в раздел «Вставка» и нажмите на инструмент «Медиа/Видео» (или «Мультимедиа/Аудио»).

Когда вы вставляете видео, вы также можете разместить его как изображение в нужном месте на слайде (а также установить ширину и высоту окна). Обратите внимание, что под кнопками видео появляются специальные предложения для его воспроизведения и регулировки уровня громкости.

ШАГ 6: вставка диаграмм, графиков

Диаграммы и графики очень нужны, когда нужно показать какие-то зависимости, расчеты, статистику и т.д. Для наглядности в своем примере ниже я покажу на круговой диаграмме популярность некоторых программ в сегменте записи видео с экрана.

И так, чтобы добавить диаграммы в вашу презентацию: сначала выберите лист (слайд), затем перейдите в раздел «Вставка» и нажмите на инструмент «Диаграмма».

Альтернативный вариант: если у вас на макете листа есть блок с диаграммой, вы можете сразу нажать на иконку инструмента (см скриншот ниже).

Далее вам нужно выбрать вариант карты (здесь широко раскрыты глаза). Есть несколько вариантов: линейный, круговой, точечный, лепестковый и так далее

В моем примере ниже я выбрал круговой.

После этого нужно заполнить небольшую таблицу данными. Например, в моем случае это название программы и ее популярность на рынке в своем сегменте.

Примечание: как заполнить табличку карты — просто закройте это окно.

Сразу после заполнения таблички вы увидите, как будет строиться схема на слайде. Конечно, размер (ширину, высоту), дизайн и размещение можно регулировать.

ШАГ 7: работа с таблицами

PowerPoint позволяет создавать таблицы с нуля (в правой части страницы слайда) или вставлять готовые таблицы из Excel. Я рассмотрю первый вариант (как наиболее распространенный).

Для таблицы в вашей работе: выберите нужный слайд, затем нажмите инструмент «Таблица» в разделе «Вставка» и укажите желаемое количество строк и столбцов.

Таблица отображается в режиме реального времени

Кроме того, с помощью мыши можно изменить ширину, высоту и положение пластины на листе (пример ниже).

Заполнить таблицу текстом можно классическим способом:

• вручную, набрав необходимый текст с клавиатуры;
• вставить (Ctrl+V) из другого документа.

Обратите внимание, что стол можно растягивать и перемещать с одного места на другое

В PowerPoint есть возможность изменить оформление таблицы (например, у вас был коричневый, а вам нужен оранжевый или синий…).

Вы можете сделать это следующим образом:

• выделить нужную таблицу на слайде (кликнув по ней мышкой);
• в верхнем меню нажать на ссылку «Работа с таблицей» (см стрелку-2 на скрине ниже);
• выберите новый дизайн в подразделе «стили таблиц.

ШАГ 8: переходы и анимация

Вообще анимация и переходы далеко не обязательные вещи в презентации (особенно если вы собираетесь печатать презентацию). Однако в некоторых темах позволяет его оживить и разнообразить.

Для справки! Переход — это то, как новый слайд появляется в презентации. Наверное, все видели в различных фильмах, как одни кадры «расплываются», другие переворачиваются, как страница книги, а третьи смещаются в сторону. Ниже приведена небольшая GIF-анимация в качестве примера.

Пример перехода

Итак, чтобы добавить переход нужно:

1. указать лист (слайд);
2. перейти в раздел «Переходы»;
3. выбрать один из переходов (кстати, PowerPoint сразу покажет, как он будет выглядеть);
4. затем надо указать следующий лист и выбрать переход уже для него (и так далее).

Анимация — аналог перехода, только применяется не к листу (слайду), а к отдельному блоку (тексту, изображению, видео и т д.). Выбрав любой из блоков на странице и указав для него вариант анимации (см скриншот ниже) — вы можете заставить его вращаться, отключать звук и т д

ШАГ 9: демонстрация (запуск слайд-шоу)

Когда ваша презентация будет готова (кажется) — начните ее показ (клавиша F5 или меню «Слайд-шоу/Первое»). Затем вы внимательно просматриваете каждый слайд: все ли с ними в порядке, не «назад» ли выделение, нет ли грубых ошибок и т д.

Дополнительно настоятельно рекомендую установить время показа слайдов. Это может очень помочь в отработке вашей презентации, улучшении вашей презентации и соблюдении отведенного времени.

Пара советов для:

• не сжимайся! В режиме слайд-шоу вы можете попробовать отойти от экрана и посмотреть, как ваши текстовые блоки, изображения и видеоматериалы будут выглядеть издалека, если вам нужно разделить блоки и сделать их крупнее;
• если у вас есть другой компьютер/ноутбук, попробуйте открыть презентацию на нем. Благодаря этому вы можете «видеть» некоторые «камни» под водой (как цветовая гамма вашей работы будет выглядеть на другом устройстве, есть какие-то нечитаемые блоки и так далее).

ШАГ 10: рецензирование и проверка ошибок. Сохранение

Ну и последний штрих перед сохранением вашей работы — это проверка ее на наличие ошибок и опечаток (особенно это актуально, если у вас много текста, сложные термины и т.п.).

Чтобы проверить презентацию: перейдите в раздел «Рецензирование» и нажмите на инструмент «Правописание» (или просто нажмите клавишу F7).

После этого PowerPoint начнет показывать вам все найденные ошибки (их нужно либо исправить, либо пропустить). В конце, когда проверка завершится, в окне должно быть написано «Проверка орфографии завершена. Теперь все в порядке!».

Помимо ошибок, рекомендую запустить проверку доступности (находится в разделе «Обзор/доступность»). Этот чекер умеет находить сложные предложения, не очень понятные по смыслу, неправильные слова, пропущенные заголовки и т.д.

В моем примере PowerPoint просто нашел недостающие заголовки…

Обратите внимание, что где-то нет заголовка, где-то используются английские термины (и их надо перепроверить)

После этих двух проверок можно переходить к «финальному» сохранению презентации… ✌

От себя лично также могу порекомендовать вам прочитать короткую заметку, в которой показаны самые популярные ошибки в оформлении презентации (ссылку на нее я дал ниже).

Итог

На основании вышеизложенного можно прийти к следующему наиболее оптимальному алгоритму создания презентации, состоящему из 7 шагов:

1. Создавайте столько слайдов, сколько вам нужноДалеко не всегда пользователь может заранее сказать, какой продолжительности будет презентация, но лучше иметь представление. В дальнейшем это поможет гармонично распределить весь объем информации, настроить разные меню и так далее.
2. Настроить визуальный дизайнОчень часто при создании презентации авторы сталкиваются с тем, что уже введенные данные плохо стыкуются с дополнительными вариантами оформления. Поэтому большинство профессионалов рекомендуют заранее разработать визуальный стиль.
3. Распределить параметры макета слайдаДля этого либо выбираются существующие шаблоны, либо создаются новые, а затем распределяются на каждый слайд отдельно, исходя из назначения. В некоторых случаях этот шаг может даже предшествовать настройке визуального стиля, позволяя автору настроить параметры дизайна только для выбранного расположения элементов.
4. Введите все данныеПользователь вносит в презентацию весь необходимый текст, мультимедиа или другие типы данных и распределяет их по слайдам в желаемом логическом порядке. Вся информация редактируется и форматируется здесь.
5. Создание и настройка надстроекНа этом этапе автор создает кнопки управления, различные меню контента и так далее. Также нередко отдельные моменты (например, создание кнопок управления слайдами) создаются на этапе кадрирования, поэтому вам не нужно каждый раз вручную добавлять кнопки.
6. Добавьте второстепенные компоненты и эффектыУстановите анимацию, переходы, фоновую музыку и так далее. Обычно делается уже на последнем шаге, когда все остальное уже готово. Эти аспекты мало влияют на готовый документ и всегда могут быть опущены, поэтому они рассматриваются в последнюю очередь.
7. Проверить и исправить ошибкиОстается только все перепроверить, запустив обзор и внеся необходимые коррективы